Vergaderruimte inrichten? Gebruik onze handige tips!

Bij het inrichten van een effectieve vergaderruimte komt heel wat kijken. Welke meubels heb je nodig, welke sfeer wil je uitstralen en hoe zit het met de akoestiek? In deze blog geven we je graag tips om jouw vergaderruimte effectief in te richten.

Vergaderruimte inrichten, waar moet je aan denken?

Voor het inrichten van een vergaderruimte zijn een aantal dingen belangrijk, we zetten ze even gemakkelijk voor je neer.

Voor hoeveel personen moet de vergaderruimte geschikt zijn?

Het aantal deelnemers bepaalt de grootte van de ruimte en de opstelling van tafels en stoelen. Voor kleine groepen tot 10 personen is een directiekameropstelling geschikt. Grotere groepen hebben baat bij een U-vorm, cabaret- of theaterstijl. Vergeet niet om voldoende bewegingsruimte te laten, zodat je de ruimte gemakkelijk kunt verlaten.

Bepaal het doel van de vergaderruimte

De indeling van de ruimte moet aansluiten bij het doel van de vergaderingen. Voor presentaties is een opstelling gericht op een centraal punt zoals een projectiescherm ideaal. Voor interactieve sessies werkt een ronde of U-vorm juist beter om discussie te stimuleren. Denk aan wat je wilt bereiken en richt de vergaderruimte daarop in.

Welke visuele hulpmiddelen wil je gebruiken?

Zorg voor voldoende ruimte en de juiste positionering van benodigde apparatuur zoals projectieschermen, whiteboards of flip-overs. Waar je deze hulpmiddelen plaatst, bepaalt mede de opstelling van tafels en stoelen. Een goed gepositioneerde beamer kan wonderen doen voor je presentatie.

Zorg dat de ruimte goed toegankelijk is

Houd rekening met voldoende loopruimte, rolstoeltoegankelijkheid en vrije doorgang naar nooduitgangen volgens veiligheidsnormen. Veilige ruimtes zijn gelukkige ruimtes!

Zorg dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn

Voorzie in basisbehoeften zoals voldoende verlichting, verwarming/airconditioning, stopcontacten en wifi. Indien nodig, kun je ook cateringvoorzieningen toevoegen. Iedereen waardeert een goede kop koffie tijdens een vergadering.

Zorg voor de juiste sfeer en uitstraling van de vergaderruimte

De inrichting, het meubilair en eventuele decoratie moeten aansluiten bij de gewenste sfeer en uitstraling voor een productieve en comfortabele vergaderomgeving. Een beetje groen kan bijvoorbeeld rust geven en inspirerend werken.

Wat zijn effectieve visuele hulpmiddelen voor in een vergaderruimte?

Afhankelijk van het doel van je vergadering, zijn er verschillende visuele hulpmiddelen die je kunt inzetten, bijvoorbeeld:

Projectiescherm/beamer: Ideaal voor het tonen van presentaties, video’s en grafieken;
Whiteboard/digibord: Perfect voor gezamenlijke brainstormsessies en het uitwerken van ideeën;
Flip-over/prikbord: Handig om belangrijke punten vast te leggen en zichtbaar te houden;
Handouts/print-outs: Nuttig als naslagwerk of om aantekeningen op te maken.

Zorg voor een goede akoestiek in de vergaderruimte

Een goede akoestiek is belangrijk om galm en echo’s te voorkomen. Om jouw vergaderruimte van een goede akoestiek te voorzien kun je gebruik maken van:

Akoestische wandpanelen: Deze absorberen geluid en voorkomen galm;
Akoestische plafondpanelen: Helpen bij de geluidsabsorptie;
Gordijnen en vloerbedekking: Dragen bij aan geluidsabsorptie;
Akoestische bureauscheidingswanden: Verminderen geluidshinder;
Akoestische meubels en planten: Absorberen geluid en verbeteren de sfeer.

Kleuren voor een inspirerende vergaderruimte

De keuze van kleuren kan de productiviteit in een vergaderruimte beïnvloeden. Lees even verder om te ontdekken welke kleuren het beste bij jouw vergaderruimte passen:

Blauw: Ga je voor blauw dan werkt dit rustgevend en bevordert het de concentratie. De lichtere tinten zijn het meest effectief.
Groen: Deze kleur werkt verfrissend en gaat vermoeidheid tegen. Lichte groentinten werken het best.
Geel: Geel stimuleert creativiteit en communicatie. Gebruik zacht geel met mate.
Wit: Wit geeft rust en licht aan een ruimte. Combineer wit met accenten van bovenstaande kleuren.

Richt de vergaderruimte in met het juiste meubilair en goede technologie

Om effectieve en productieve vergaderingen mogelijk te maken, moet de ruimte goed uitgerust zijn van:

Meubilair: Zorg voor ergonomische stoelen en tafels, geschikt voor langdurig gebruik. Zo heeft niemand last van houten billen na een lange vergaderzit.
Technologie: Zorg voor kwalitatieve beeldschermen, projectoren en voldoende stopcontacten.

Faciliteiten: Denk goed na over de faciliteiten die aanwezig moeten zijn in de vergaderruimte, plaats bijvoorbeeld een airco, kies voldoende en sfeervolle verlichting en zorg voor cateringfaciliteiten.

Door deze richtlijnen toe te passen, creëer je een vergaderruimte die niet alleen functioneel is, maar ook comfortabel en uitnodigend. Zo kan iedereen de aandacht langer vasthouden op een comfortabele manier. Wil je jouw vergaderruimte inrichten? PLENE Kantoorinrichting kan de complete inrichting van jouw vergaderlocatie verzorgen! Neem een kijkje in ons ruime assortiment. Wil je graag meer informatie of kun je wel wat hulp gebruiken bij het inrichten van jouw vergaderkamer? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag!